В соответствии со статьей 123 ТК РФ работодатель обязан утвердить график отпусков на следующий календарный год не позднее, чем за две недели до его начала, поэтому подготовку к составлению графика отпусков стоит проводить заранее.

График отпусков работников организации – это документ, которым устанавливается очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам и который в соответствии со статьей 123 ТК РФ обязателен как для работодателя, так и для работника.

Обязательность графика отпусков состоит в том, что и работодателю, и работнику надлежит неукоснительно этот график исполнять. То есть работодатель не вправе не отпустить сотрудника в ежегодный оплачиваемый отпуск в день, указанный в графике отпусков, а работник не может уйти в отпуск в другое время, а с другой стороны – отказаться от отпуска в установленное графиком время.

Унифицированная форма №Т-7 графика отпусков утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года № 1.

Составляя график отпусков, работодатель обязан соблюсти социальные гарантии по предоставлению ежегодного оплачиваемого отпуска, имеющиеся у сотрудников организации в соответствии с действующим законодательством.

Например, законодательство предусматривает категории работников, которые имеют право использовать ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время:

Для некоторых категорий работников российское законодательство и локальные нормативные акты (коллективные договоры), могут предусматривать дополнительные оплачиваемые отпуска.

Также важно помнить, что при составлении графика отпусков нужно учитывать не только оплачиваемые отпуска, но и неоплачиваемые.

Так, в соответствии со статьей 263 ТК РФ работникам, осуществляющим уход за детьми, в коллективном договоре могут предусматриваться ежегодные дополнительные отпуска без сохранения заработной платы продолжительностью до 14 календарных дней, причем в удобное для них время.

Кроме того, в соответствии со статьей 260 ТК РФ женщине по ее желанию ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется вне очереди – перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком, а в соответствии со статьей 123 ТК РФ мужчине по его желанию ежегодный отпуск  предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам.

Поэтому при определении очередности предоставления отпусков работодателю надо постараться выяснить желания работников данных категорий, дабы потом постоянно график отпусков не корректировать.

График отпусков подписывается его составителем и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

Если в организации имеется профсоюзная организация, то необходимо учесть мотивированное мнение выборного органа первичной профсоюзной организации, которое должно быть задокументировано в протоколе его заседания – дата и регистрационный номер этого протокола указываются в форме №Т-7 графика отпусков.

В соответствии с ТК РФ работодатель должен известить сотрудника о времени начала отпуска не позднее, чем за две недели до его начала, причем под роспись – либо в приказе (распоряжении) о предоставлении отпуска работнику (форма №Т-6), либо в специально утвержденном листе ознакомления.

Если ежегодный основной или дополнительный оплачиваемый отпуск переносится на другое время с согласия работника либо по какой-то другой причине, в график отпусков должны быть внесены соответствующие изменения.

В статье 124 ТК РФ указано, что ежегодный оплачиваемый отпуск продлевается или переносится на другой срок в случаях временной нетрудоспособности работника,  исполнения работником во время отпуска государственных обязанностей и в других случаях, предусмотренных законодательством, локальными нормативными актами.

Отпуск может быть перенесен не только по личным обстоятельствам работника, но и по вине работодателя, если тот предупредил работника о времени начала отпуска позднее, чем за две недели до  начала отпуска, или не выплатил работнику отпускные за три дня до его начала. Перенос отпуска в таких случаях осуществляется на основании письменного заявления работника.

В исключительных случаях, когда уход работника в отпуск в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, то с согласия работника отпуск может быть перенесен на следующий рабочий год, причем отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

При этом ежегодный оплачиваемый отпуск не может не предоставляться  в течение двух лет подряд, а сотрудники в возрасте до 18 лет и работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, должны использовать отпуск ежегодно.

Также изменения в график отпусков организации вносятся при отзыве сотрудника из отпуска и при разделении отпуска на части. Тут необходимо напомнить, что работник может быть отозван из отпуска только с его согласия, а хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 дней.

Подводя итог, скажем, что несоблюдение работодателем графика отпусков может быть расценено как административное правонарушение, ответственность за которое предусмотрена статьей 5.27 КоАП РФ. Но в тоже время график отпусков – очень удобный инструмент для упорядочивания деятельности организации в целом и кадрового делопроизводства в частности.

Управление труда и социальной политики администрации муниципального района